Toedeloe Toodledo en de IPhone

Met een IPhone in de hand kom je door het ganse land!

Ik heb er al een paar gehad, pda’s. Compaq Aero met een zwart-wit scherm, HP Jornada, HP Navigator, … Maar steeds met veel frustratie : het gefriemel met de stylus, handschriftherkenning (ahummm), het eindeloze resetten, en als je het dan eens echt nodig hebt : dan doet-de-verbinding-het-toch-wel-niet :-(

De  Iphone

Maar mijn recente werkpaard lijkt een voltreffer te zijn. De IPhone. OK, … laat er het gadgetgehalte even af. Het oogt mooi, maar daar is het nu niet om te doen, dus ik kocht nog de goedkopere 3-reeks! Het werkt gewoon intuïtief en het reageert als een verlengstuk van wat je net op dat moment denkt te moeten doen. Ik ben nooit een grote Apple-fan geweest, .. en ik dacht dus dat Windows met zijn constant ‘vastlopen’ van de software een ‘sitting duck’ was voor de perfecte Apple-machine. Even relativeren : mijn nieuwe Iphone loopt ook wel eens vast, ik heb ondertussen ook reeds geleerd hoe de Iphone te resetten en de combinatie autotelefoon-bluetooth IPhone valt ook wel eens tegen. Android ken ik niet, waarschijnlijk is dit sowieso een betere ervaring dan mijn laatste windows-mobile-frustraties (mijn laatste pda was toch al bijna drie jaar oud). Maar IPhone houdt het simpel : één programma tegelijk, app’s met de essentie en weinig franjes, en als je dan toch eens ‘reset’ moet doen : dan start alles netjes terug op zonder een labyrinth van instellingen.

Lijstjes, en nog eens lijstjes …

Mijn eerste app die ik voor de IPhone zocht was een takenmanager. Ik had al van Remember The Milk gehoord, … maar via een leuke app op de IPhone (2Do) kwam ik de synchronisatie met de website Toodledo op het spoor. En zo weer terug naar de native app van Toodledo zelf : op IPhone en Ipad.

De eerste indruk : het ziet er niet uit. Zo ook volgens Leonie, collega manager. Uit grootmoeders tijd, gesteld dat die al een pc met internetverbinding had :-). Saaie interface, fletse kleurtjes, niet veel te beleven, …

Maar wat een intelligente takenmanager is me dit!

Navigatiebalk van de websiteversie

  • Je kan zowat alles importeren en exporteren : dat scheelt al een slok op de borrel als je vanuit een word-tekst of excel-tabel de lijst er gewoon in zwiert. Idem dito voor een back-up in de omgekeerde richting (alles ‘in the cloud’ uiteraard). Bovendien met mogelijkheid tot meervoudige invoer (sneller dan één venster taak per taak)
  • De schermopbouw regel je helemaal zelf : welke kolom wel en niet, hoe gesorteerd, welke prioriteit, onder of naast elkaar, extra’s in- of uitgeklapt, …
  • Zoeken is een fluitje van een cent door de kruising van folders met context met vervaldag met tag. In mijn geval leg ik mezelf op om minstens een combinatie van twee velden in te vullen : of vervaldatum, of tag (ik kies voor initialen van de perso(o)n(en) met wie ik de taak associeer) gecombineerd met een  folder (werk, privé, overleg, beleid, …)
  • Maar ook zoeken op woord in de taak …
  • … en zelfs zoeken op woord in de bijhorende notitie!
  • Taken en subtaken : projectjes dus …
  • De synchronisatie verloopt automatisch : zowel op de website, IPhone als IPad. Dus geen handelingen in een instellingenmenu : gewoon afsluiten en alles is up to date
  • De kers op de taart : je kan je folders delen met collega’s. Projectmanagementgewijs, of vanuit teamverband misschien (enkel voor pro-subscribers)?
  • Oh ja : een handige help-sectie. Eentje die geschreven is door mensen die perfect begrijpen waarvoor je in hemelsnaam met een takenmanager bezig bent :  zeer relevante tips en trics
Wat ik er nu mee doe?

First thing in the morning : Toodledo openen op mijn tweede pc-scherm als een navigator voor al mijn do’ en don’ts van die dag. Ideetjes gaan in de notities die onder de taak hangen.

Een beetje discipline in de werkorganisatie : vòòr een overleg nog even de taken doorlopen die ik met de persoon in kwestie heb geassocieerd. De belangrijkste krijgen een ‘star’ (voor je het weet heb je wel een indrukwekkende lijst van taken hoor!)

Na iedere meeting : alle todo’s markeren (veel van mijn collega’s gebruiken zoals ik een symbooltje om in alle mogelijke notities de todo’s snel terug te vinden) en éénmaal in de week de lijst bijwerken.

Volgende stap :

… ik heb nog plannen met een GTD-actielijst. Ik ben al begonnen, maar dat vertel ik later nog wel eens!

… in ons beleidsteam de folder ‘overleg’ en ‘beleid’ delen. Als je dan toch met elkaar praat en samenwerkt kan je best dezelfde notities nemen, en dan hoeft ook maar één iemand het te doen. Is een taak afgewerkt, dan verdwijnt die uit de lijst en belast dit geen volgend overlegmoment.

Ik ben benieuwd naar onze ervaringen …