‘Inbox zero’ als rode loper naar meer #werkplezier

Iedereen kent het wel : die verdomde inbox. Nog los van het feit wanneer je hem ziet. Hij is er : en steeds overvol. Na een weekeinde of een vrije dag : erger. Na verlof : ergst! Om er de moed bij te verliezen.

Op goed geluk!

Een paar weken geleden las ik een blog met de kreet ‘inbox zero’. Ik ben de rest van de blog nu wel kwijt, maar de kreet blijft hangen, … ijzersterk. Zo van het ‘yes we can’ of ‘I had a dream’ alooi.
Het is een titel van een boek denk ik.

Zou het kunnen? Een lege inbox? Wat zou dat een oase van rust geven …
Ik maakte er een punt van : ik ga voor inbox zero.

De basisstelling lijkt te zijn : zo rap als je kan, weg met die email! Hoe rapper hoe liever. Uit uw ogen, weg, foetsjie, niet bijhouden, de deur uit. Klinkt mooi maar ik zie het me nu nog niet doen.
Realitycheck : hoeveel mails heb ik nu in mij inbox? 25/pagina, 7 pagina’s! Wat is mijn oudste mail in mijn inbox? 2009!
Ok, goed dan, ik wil wel eens proberen. Ik werk een plan uit en hou je op de hoogte!

De theorie : je kan 5 dingen doen met een mail. Maar uiteindelijk moet ie onvoorwaardelijk de inbox uit.

  1. Vuilbak
  2. Antwoord direct als er geen taak aan verbonden is (ps : direct in de zin van ‘op het moment dat je je inbox beheert’, niet doorheen de hele dag :-)
    Tip : sommigen antwoorden standaard direct op iedere mail en plaatsen de mail, als verzending nog niet wenselijk is of nog niet kan, in de map ‘concept’.
  3. Doorsturen en taak delegeren
  4. Taak zelf plannen (taakmanager, ik schreef reeds over Toodledo), mail verhuist dan naar een ‘actiezone’. Ikzelf plaats dan bij mijn taak een icoontje dat verwijst naar een bijhorende mail.
  5. Info bewaren voor later, mail verhuist naar een ‘klassement’. Referentiemateriaal. De zolder.
    Tip : een digitaal klassement (a.u.b. niet printen, geen nietjes en geen gaatjes knippen) bevat maar een paar submappen, geen boomstructuur. Het is echt wel de “grote doos op zolder”, maar dan wel digitaal doorzoekbaar!

Allé, dit geeft me moed.

Wat doe ik nu al?

Ik laat mijn inkomende mails nu reeds in verschillende mappen binnenkomen. Dit is een afspraak in ons team.

  • ‘Cc’ komt in een aparte map en wordt slechts eenmaal per week bekeken. Laten we wel wezen : als je iets wil van iemand dan gebruik je toch de aan-adresregel. ‘Cc’ is lage prioriteit. Per definitie.
  • FYI komt ook apart te staan. Alle links, weetjes, foto’s, achtergrondinformatie, vakpers, … zijn For Your Information en hebben geen haast. Als team plaatsen we steeds FYI in de berichtenregel om eenieders inbox te sparen.

Alle agenda-issues : ‘agenda’s delen op de server en elkaar toegang verlenen’ is de boodschap. Het eindeloze mailverkeer over ‘geef eens je vrije data door’, ‘nieuw voorstel a.u.b.’, ‘zou dit passen’ zijn de eerste mails om te vermijden. Een uitzondering buiten beschouwing uiteraard …

Ik heb nog een probleem!

Ik heb zoveel inboxen!
Email – voicemail – sms – postbakje – iedere vergadering is een inbox op zich – map ‘inbox’ op mijn bureaublad – …
Ook nog een mapje ‘In’ in mijn tas (tip van tijdswinst.com) en (ik doe het mezelf aan) een inbox op Evernote (dit is echt ‘tijdswinst’, maar dat leg ik later nog wel eens uit).
En, jaaa, al die sociale inboxen dan : Linkedin, Hootsuite/Twitter, Google feedreader, Facebook, …

Hier moet ik nog eens over nadenken :-)

Update op 30 april.
Inbox is leeg! Joepie. Nu volhouden.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s